Departamento de Coordinación de Operaciones / Cuidados

Informes a

Coordinador de Atención, Gerente de Agencia y/o Director Ejecutivo (CEO)

Resumen del puesto

El Coordinador de Cuidados Junior desempeña un papel de apoyo operativo dentro de Wrapped N Love Home Care LLC y es responsable de ayudar en la programación de operaciones, apoyo a cuidadores, comunicación con participantes, apoyo a la incorporación, monitorización de EVV, coordinación del transporte, supervisión de documentación, actividades de apoyo en el campo, seguimiento operativo y estabilización del flujo de trabajo administrativo.

Este puesto desempeña un papel fundamental en mantener la continuidad de la atención, la visibilidad operativa, la precisión en la programación, la preparación de los cuidadores, la satisfacción de los participantes, la preparación para auditorías y la eficiencia general de la agencia.

El Coordinador de Atención Junior se considera un puesto de apoyo al liderazgo operativo orientado al crecimiento, diseñado para ayudar a desarrollar futuras habilidades de liderazgo, coordinación, gestión operativa, comunicación y supervisión administrativa dentro de la agencia.

Se espera que este puesto opere dentro de las expectativas del Estándar Diamante de Wrapped N Love Home Care LLC, incluyendo profesionalidad, responsabilidad, capacidad de respuesta, excelencia en comunicación, excelencia en la documentación, propiedad operativa, confidencialidad, servicio centrado en el participante y coordinación de cuidados compasivos.

Responsabilidades esenciales del puesto

El Coordinador de Cuidados Junior asistirá con las funciones diarias de apoyo operativo de la agencia, incluyendo, pero no limitándose a, apoyo en la programación de horarios, comunicación con cuidadores, documentación operativa, apoyo en la incorporación, visibilidad en el campo, coordinación del transporte y gestión administrativa del flujo de trabajo.

Las responsabilidades incluyen ayudar con:

apoyo a la programación de participantes;
apoyo para la programación de cuidadores;
confirmaciones de programación;
monitorización EVV en tiempo real;
coordinación de transporte;
comunicación con cuidadores;
comunicación con participantes;
actividades de apoyo a la incorporación;
actualizaciones operativas del rastreador;
preparación de carpetas de comunicación;
apoyo de campo para cuidadores;
estabilización de programación;
coordinación de cobertura;
documentación operativa;
seguimiento de hospitalizaciones;
seguimiento de la comunicación;
y soporte administrativo en el flujo de trabajo.
Responsabilidades de Apoyo a la Programación y Cobertura

El Coordinador de Atención Junior ayudará a mantener la visibilidad de la programación y el apoyo operativo en la programación dentro del Intercambio de la HHA y los sistemas internos de programación de la agencia.

Las responsabilidades incluyen:

ayudar con las actualizaciones de horarios;
ayudar con cambios de programación en tiempo real;
ayudar con la confirmación de cuidadores;
ayudar en la coordinación del transporte;
asistencia con la documentación de visitas perdidas;
ayudar con actualizaciones de programación de hospitalización;
ayudar en la estabilización de la continuidad de la atención;
y ayudar en la comunicación de horarios para cuidadores y participantes.
El Coordinador de Cuidados Junior ayudará a mantener la visibilidad operativa dentro:

Intercambio de HHA;
rastreadores de programación;
rastreadores de hospitalizaciones;
registros de comunicación;
rastreadores de apoyo operativo;
y sistemas operativos relacionados.
Responsabilidades de Comunicación y Apoyo Operativo del Cuidador

El Coordinador de Cuidados Junior actúa como contacto operativo de primera línea para los cuidadores en cuanto a actualizaciones de horarios, preguntas operativas, preocupaciones de comunicación, coordinación de transporte, preocupaciones sobre EVV y actualizaciones relacionadas con los participantes.

Se espera que el Coordinador de Cuidados Junior se comunique profesionalmente con los cuidadores, manteniendo la visibilidad operativa y escalando las preocupaciones de forma adecuada siempre que sea necesario.

El Coordinador de Cuidados Junior puede proporcionar asesoramiento y orientación operativa sobre:

expectativas de asistencia;
expectativas de profesionalidad;
Cumplimiento EVV;
expectativas de comunicación;
expectativas de confirmación de horarios;
recordatorios de documentación;
Expectativas de código de vestimenta;
responsabilidad operativa;
y las expectativas del Estándar Diamante.
El Coordinador de Cuidados Junior no está autorizado para emitir de forma independiente acciones disciplinarias formales, suspensiones, despidos o medidas correctivas de alto nivel, salvo que la dirección lo indique específicamente.

Todas las preocupaciones operativas significativas, preocupaciones repetidas sobre el rendimiento, quejas de participantes, incidentes graves, preocupaciones de responsabilidad, preocupaciones escaladas de los cuidadores o deficiencias operativas deben ser escaladas adecuadamente al Coordinador de Atención, al Gerente de la Agencia o al CEO.

Responsabilidades de Incorporación y Apoyo Administrativo

El Coordinador de Cuidados Junior asistirá con las actividades de apoyo a la incorporación y el apoyo operativo administrativo.

Las responsabilidades pueden incluir:

recopilar documentos de incorporación;
ayudar con las listas de comprobación de incorporación;
auditar los archivos de empleados en busca de documentación faltante;
asistencia en la organización de archivos operativos;
ayudar en la preparación de la carpeta de comunicaciones;
ayudar con el seguimiento de documentos;
asistir en el seguimiento operativo;
ayudar en la distribución de uniformes;
ayudar en la distribución de insignias;
ayudar en la comunicación de incorporación;
y asistencia en la preparación para auditorías operativas.
El Coordinador de Cuidados Junior puede ayudar a garantizar que los archivos de los empleados se mantengan organizados, actualizados y visibles operativamente para fines de cumplimiento y preparación para auditorías.

Responsabilidades de Apoyo de Campo y Visibilidad Operativa

El Coordinador de Cuidados Junior puede realizar visitas de campo, visitas de apoyo a participantes, visitas de apoyo a cuidadores y visitas de visibilidad operativa según lo indique la dirección.

Las responsabilidades de apoyo en el campo pueden incluir:

verificar la profesionalidad del cuidador;
verificar el cumplimiento del uniforme de los cuidadores;
verificar el cumplimiento de la acreditación de cuidador;
verificar la presencia del binder de comunicación;
verificar la disponibilidad del plan de atención;
verificar la documentación operativa;
comprobar la satisfacción de los participantes;
comprobar las preocupaciones operativas del hogar;
verificar suministros;
y reportar adecuadamente las preocupaciones operativas.
Se espera que el Coordinador de Cuidados Junior represente profesionalmente a Wrapped N Love Home Care LLC durante todas las interacciones con participantes, cuidadores, comunidad, fuentes de derivación y operativas.
Responsabilidades de Documentación y Seguimiento Operativo

El Coordinador de Atención Junior es responsable de mantener una documentación precisa, oportuna, organizada y profesional dentro de todos los sistemas operativos asignados.

Las responsabilidades en la documentación incluyen:

actualizar los rastreadores en tiempo real;
documentar la actividad operativa;
documentar la comunicación;
documentar cambios de horario;
documentar la coordinación del transporte;
documentar la actividad de campo;
documentar actualizaciones sobre hospitalizaciones;
documentar el seguimiento operativo;
y mantener la visibilidad operativa.
Toda la documentación operativa debe cumplir con:

normas de documentación de agencias;
HIPAA;
expectativas de confidencialidad;
políticas de seguimiento operativo;
y expectativas operativas del Estándar Diamante.
Si la actividad operativa no está documentada adecuadamente, la actividad se considerará incompleta.

Expectativas de comunicación

Se espera que el Coordinador de Cuidados Junior mantenga una comunicación profesional, receptiva, organizada y oportuna en todo momento.

El Coordinador de Cuidados Junior deberá:

responder puntualmente a la comunicación operativa;
monitorizar los sistemas de comunicación durante todo el día;
escalar las preocupaciones urgentes de forma adecuada;
mantener estándares de comunicación profesional;
utilizar sistemas de comunicación aprobados;
y mantener la visibilidad operativa entre los miembros internos del equipo.
El Coordinador de Atención Junior deberá utilizar:

dispositivos emitidos por la empresa;
sistemas de comunicación aprobados por la empresa;
sistemas de correo electrónico de la empresa;
rastreadores operativos;
Sistemas Google Workspace;
sistemas operativos de WhatsApp;
y plataformas de comunicación aprobadas por agencias.
Requisitos de rotación de guardia

El puesto de Coordinador de Atención Junior requiere la participación en el calendario operativo de rotación de guardia de la agencia.

Las responsabilidades de guardia pueden incluir:

responder a preocupaciones urgentes de los participantes;
responder a llamadas de cuidadores;
ayudar con la estabilización de la cobertura;
ayudar en la coordinación del transporte;
asistencia en la monitorización de EVV;
documentar la actividad operativa;
y ayudar en la estabilización de la continuidad de la atención.
Se espera que el Coordinador de Cuidados Junior permanezca receptivo, disponible operativamente y profesionalmente comprometido durante las rotaciones de guardia asignadas, de acuerdo con la política de la agencia.

Expectativas de disponibilidad para fines de semana

El puesto de Coordinador de Atención Junior puede requerir responsabilidades de apoyo operativo los fines de semana, incluyendo la participación en los horarios rotativos de cobertura operativa de fin de semana cuando se le asigne.

Las expectativas operativas para el fin de semana pueden incluir:

apoyo en la programación;
coordinación de transporte;
Monitorización de EVV;
comunicación con cuidadores;
documentación operativa;
coordinación de cobertura;
y soporte para la continuidad de la atención.
KPI y expectativas de rendimiento

El puesto de Coordinador de Atención Junior se considera impulsado por KPIs, responsable operativamente, basado en documentación y por la propiedad.

Las expectativas de rendimiento pueden incluir:

precisión en la planificación;
la capacidad de respuesta a la comunicación;
la puntualidad de la documentación;
finalización de seguimiento operativo;
Rendimiento de soporte EVV;
visibilidad operativa;
estabilización de programación;
comunicación con cuidadores;
coordinación de transporte;
finalización de apoyo en el campo;
finalización del apoyo a la incorporación;
y la responsabilidad operativa general.
Se espera que el Coordinador de Cuidados Junior contribuya activamente a la eficiencia operativa, la continuidad de la atención, la satisfacción de los participantes y la prestación de servicios Diamond Standard.

Expectativas de confidencialidad

El Coordinador de Cuidados Junior deberá mantener una estricta confidencialidad respecto a todos:

información sobre los participantes;
información para cuidadores;
registros operativos;
información de horarios;
información de transporte;
comunicación interna;
y sistemas operativos de la agencia.
Toda la documentación de la agencia, sistemas operativos, rastreadores, contraseñas, registros, comunicaciones e información de los participantes siguen siendo confidenciales y protegidas bajo HIPAA y las políticas de confidencialidad de la agencia.

Cláusula de Flexibilidad Operativa

Debido a la naturaleza operativa de los servicios de atención domiciliaria, al Coordinador de Cuidados Junior se le pueden asignar responsabilidades adicionales operativas, administrativas, de programación, comunicación, apoyo de campo, documentación, coordinación de transporte, apoyo a la incorporación, apoyo a los participantes o relacionadas con el flujo de trabajo según sea necesaria operativamente.

Las responsabilidades descritas en esta descripción de puesto no pretenden representar una lista completa de todas las funciones operativas y pueden evolucionar en función del crecimiento de la agencia, necesidades operativas, estructura de personal, necesidades de los participantes y demandas empresariales.

Expectativa estándar de diamante

Wrapped N Love Home Care LLC mantiene una cultura operativa Diamond Standard centrada en el profesionalismo, la responsabilidad, la propiedad operativa, la excelencia en la comunicación, la continuidad del cuidado, la dignidad del participante, la capacidad de respuesta, la excelencia en la documentación y la prestación de servicios compasiva.

Se espera que el Coordinador de Atención Junior actúe con profesionalidad, iniciativa, conciencia operativa, responsabilidad, trabajo en equipo y una mentalidad centrada en el participante, contribuyendo a la misión de la agencia de elevar el estándar de excelencia en la atención.